Wednesday, April 23, 2014
   
Text Size

Pemantauan Dan Evaluasi

Pemantauan

Pemantauan dan evaluasi merupakan bagian yang terkait dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain dengan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. Hal tersebut diperlukan baik dalam perencanaan maupun dalam pelaksanaan kegiatan dengan maksud untuk memberikan masukan serta umpan batik sehingga dapat dilakukan langkah-langkah perbaikan dan optimalisasi pada pelaksanaan kegiatan selanjutnya. Disamping itu, pemantauan dan evaluasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja pelaksanaan kegiatan yang dibiayai oleh pinjaman dari, IDB.

Pemerintah Indonesia telah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 02 tahun 2006 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan yang dibiayai melalui pinjaman dan hibah luar negeri. Sebagai tindak lanjut pelaksanaan 

Peraturan Pemerintah tersebut, Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Kepala Bappenas telah menetapkan Peraturan Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas nomor 005 tahun 2006 tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan Usulan serta Penilaian Kegiatan yang Dibiayai dari Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri. Penyusunan pedoman pemantauan dan evaluasi ini mengacu kepada Peraturan Pemerintah nomor 2 tahun 2006 dan Peraturan Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas nomor 005 tahun 2006 tersebut dengan tetap mempertimbangkan masukan dari IDB.

A.Pengertian

Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan pembangunan, dan selanjutnya mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul atau yang akan timbul dengan maksud agar dapat diambil tindakan sedini mungkin sebagai dasar daiam melakukan tindakan¬tindakan selanjutnya guna menjamin pencapaian tujuan. Pemantauan dilakukan untuk melihat hasil pelaksanaan suatu kegiatan, sehingga dapat diketahui apabila terjadi penyimpangan terhadap rencana yang telah ditetapkan. Selain itu, hash pemantauan dapat pula digunakan sebagai bahan penyesuaian rencana sesuai dengan kondisi dan keterbatasan di lapangan.

B.Tujuan Pemantauan

Tujuan utama dari kegiatan pemantauan ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan dalam pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan sehingga dapat dilakukan tindakan korektif sedini mungkin. Selain itu, pemantauan juga bertujuan mendukung usaha dalam penyempurnaan perencanaan untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya dengan menyediakan informasi mengenai status perkembangan program pembangunan.

C.Lingkup Pemantauan

Pemantauan terhadap proyek-proyek pembangunan akan dilakukan terhadap efektivitas kelembagaan, termasuk didalamnya pengorganisasian, persiapan pelaksanaan, perkembangan pencapaian fisik dan realisasi penyerapan dana.

D.Mekanisme Pemantauan

Pemantauan akan efektif, jika dalam pelaksanaannya didasarkan pada indikator-indikator yang disepakati dan telah ditetapkan balk dalam dokumen perencanaan proyek, penganggaran, pelaksanaan, maupun evaluasi. Untuk itu diperlukan mekanisme pemantauan yang memadai agar pelaksanaan pemantauan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prinsip dasar dari pemantauan yaitu tepat, cepat dan akurat. Pemantauan yang tepat berarti objek yang dipantau, yang melaporkan, dan yang menerima laporan sudah sesuai dengan kebutuhan pemantauan, sedangkan cepat berarti waktu pelaksanaan pemantauan tidak kehilangan momentum dan waktu penyampaian laporan tidak terlambat sehingga tindakan koreksi yang diperlukan dapatsegera dilakukan. Akurat memiliki pengertian objektivitas, validitas serta kesahihan data dan informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Mekanisme pemantauan tersebut adalah:

1. Penyusunan Rancangan Kerja

Penangungjawab kegiatan pemantauan harus merencanakan kunjungan lapangan selama periode pelaksanaan kegiatan dan mengalokasikan anggaran dana yang memadai untuk keperluan kunjungan tersebut. Kunjungan lapangan dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan kegiatan terutama kegiatan fisik. Disamping itu, penanggungjawab kegiatan pemantauan dapat melakukan klarifikasi secara langsung terhadap permasalahan yang terjadi di lapangan. Mengingat bahwa kegiatan yang dilakukan melibatkan banyak stakeholder seperti lembaga donor(IDB), lembaga perencanaan, Departemen Keuangan serta pihak Pelaksana Kegiatan (Executing Agency), akan Iebih efektif jika kunjungan lapangan tersebut dilakukan secara bersama oleh stakeholder terkait tersebut. Hasil kunjungan lapangan dituangkan dalam sebuah laporan untuk kemudian dilaporkan kepada atasan masing-masing.
3. Rapat / Pertemuan
Rapat pemantauan dilaksanakan secara berkala atau insidentil sesuai dengan keperluan. Kementerian Negara PPN melaksanakan pertemuan triwulanan secara berkala yang melibatkan seluruh instansi Pemerintah Indonesia yang terkait dengan PHLN. Pertemuan tersebut juga dapat dihadiri oleh Regional Office dan Field Representative Office IDB untuk Indonesia. Tujuan pertemuan ini adalah untuk mendapatkan gambaran mengenai perkembangan pelaksanaan proyek yang dibiayai oleh IDB serta merumuskan alternatif penyelesaian masalah apabila ditemukan kendala / permasalahan dalam pelaksanaan proyek.
Berdasarkan isu dan masalah yang disampaikan, pertemuan dapat disesuaikan dengan tingkat dan tempat yang berbeda. Hal-hal yang bersifat teknis dapat diselesaikan dalam pertemuan tingkat organisasi kegiatan, sedangkan isu kebijakan yang memiliki implikasi penting bagi kegiatan akhir dapat didiskusikan pada tingkat yang Iebih tinggi.

Pertemuan rutin yang dilaksanakan oleh Kementerian PPN / Bappenas dilaksanakan minimal 4 kali dalam satu tahun anggaran. Kementerian PPN/ Bappenas dapat melaksanakan pertemuan tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan bersama.



Gambar 6.1. Alur pemantauan kegiatan yang dibiayai melalui PHLN

E. Pelaporan


Pelaporan dilakukan secara teratur dan berkala pada semua kegiatan dan harus disampaikan oleh penanggung jawab kegiatan kepada atasan masing¬masing dan kepada Menteri pada Kementerian Negara / Pimpinan Lembaga / Kepala Daerah / Direksi BUMN untuk selanjutnya diteruskan kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas dan Menteri Keuangan serta pihak IDB.

F. Mekanisme Pelaporan


Untuk kepentingan pemantauan pelaksanaan kegiatan, penanggung jawab pelaksanaan kegiatan wajib memberikan laporan tertulis kepada atasan masing¬masing dan kepada Menteri pada Kementerian Negara / Pimpinan Lembaga / Kepala Daerah / Direksi BUMN. Selanjutnya laporan tersebut diteruskan kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas dan Menteri Keuangan. Disamping laporan tersebut diberikan kepada Menteri Negara PPN/ Kepala Bappenas, pihak IDB mensyaratkan agar laporan tertulis tersebut disampaikan pula kepada kantor pusat IDB yang berada di Jeddah sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban pihak pelaksana proyek kepada pihak IDB.

Laporan-laporan yang harus dipenuhi oleh pelaksana proyek antara lain adalah :

1. Monthly Report (Laporan Bulanan)

Laporan tiga bulanan disampaikan oleh penanggungjawab pelaksana kegiatan kepada atasan triasing-masing untuk selanjutnya diteruskan kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas dan Menteri Keuangan serta pihak IDB. Laporan tersebut disampaikan setiap tiga bulan dengan menggunakan formulir Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPK-PHLN) yang dikeluarkan oleh Kementerian Negara PPN/Bappenas kepada Menteri pada Kementerian/Pimpinan Lembaga /Kepala Daerah / Direksi BUMN dan kepada Kementerian Negara PPN/Bappenas serta Departemen Keuangan. Laporan tersebut disampaikan selambatnya 7 (tujuh) hari setelah triwulan berakhir. Berdasarkan laporan dan penanggung jawab pelaksana proyek, para Menteri pada Kementerian/Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/ Direksi BUMN menyampaikan laporan konsolidasi pelaksanaan kegiatan setiap tiga bulanan dengan menggunakan formulir Laporan Konsolidasi Pelaksanaan Kegiatan (LKPK-PHLN) kepada Menteri Negara PPN/ Kepala Bappenas dan Menteri Keuangan. Laporan konsolidasi pelaksanaan kegiatan tersebut disampaikan selambatnya 14 (empat belas) hari setelah triwulan berakhir. Sesuai dengan ketentuan pasal 34 ayat (4) Peraturan Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas nomor 005 tahun 2006, periode akhir triwulan 1 adalah 31 Mar6t, akhir triwulan 2 adalah 30 Juni, akhir triwulan 3 adalah 30 September dan akhir triwulan 4 adalah 31 Desember.
3. Annual Report (Laporan Tahunan)
Laporan tahunan disampaikan oleh penanggungjawab pelaksana kegiatan kepada atasan masing-masing untuk selanjutnya diteruskan kepada Kementerian Negara PPN/ Bappenas, Departemen Keuangan dan pihak IDB. Laporan tersebut memuat perkembangan aktivitas pelaksanaan proyek selama satu tahun yang mencakup laporan capaian kegiatan fisik, laporan penarikan dana, laporan keuangan, dan permasalahan/ kendala yang dihadapi. Dalam laporan tersebut juga dicantumkan rencana pelaksanaan kegiatan selama satu tahun mendatang.
4.Project Completion Report (Laporan Akhir)
Setelah proyek selesai dilaksanakan, pihak penanggungjawab pelaksana proyek harus menyampaikan laporan akhir yang menggambarkan keseluruhan hasil pekerjaan yang telah dicapai dan tingkat penyerapan pendanaannya (pencapaian indikator kinerja), serta permasalahan yang ditemui selama pelaksanaan dan saran/ rekomendasi untuk kegiatan lanjutan bagi instansi tertentu bila diperlukan. Laporan akhir tersebut disampaikan kepada Kementerian Negara PPN/ Bappenas dan Departemen Keuangan serta pihak IDB selambatnya (6) enam bulan setelah proyek berakhir.
Skema mekanisme pelaporan Project Implementing Unit kepada Kementerian PPN/ Bappenas, Departemen Keuangan dan IDB diberikan oleh gambar 5.2.
 
Gambar 5.2. Mekanisme Pelaporan
Restore Default Settings