Tahap Persiapan Kegiatan
Written by Jaya martha
A. Prasyarat Pelaksanaan Persiapan Kegiatan
Suatu kegiatan dapat dilakukan persiapan apabila telah tercantum dalam DRPHLN-JM dan TYWP, memiliki studi kelayakan yang memadai, dan instansi pengusul dinilai telah slap untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
B. Mekanisme Pelaksanaan Persiapan Kegiatan
Berdasarkan TYWP, Bappenas melakukan koordinasi dengan instansi pengusul untuk meningkatkan kesiapan rencana pelaksanaan kegiatan dengan penyusunan rencana kegiatan rinci serta kriteria kesiapan kegiatan sebagaimana diatur dalam ketentuan yang berlaku. Penyusunan rencana kegiatan rinci dan kesiapan kegiatan dilakukan oleh instansi pengusul dan disampaikan kepada Bappenas untuk selanjutnya akan diproses sesuai dengan mekanisme penyusunan Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri (DRPPHLN).
Kegiatan yang akan dilakukan pembahasan pada tahap persiapan kegiatan ini disiapkan oleh Bappenas dan diusulkan kepada IDB melalul Departemen Keuangan. Pengusulan ini disesuaikan dengan urutan dalam TYWP dan memperhatikan rencana kegiatan rind masing-masing kegiatan . Pada tahap persiapan kegiatan ini IDB mulai terlibat secara Iangsung dalam pembahasan kegiatan dan dapat mulai berinteraksi dengan pengusul kegiatan untuk mengumpulkan data awal. Pada tahap ini IDB sudah terlibat dalam pembahasan substansi kegiatan , walaupun masih secara umum. Pembahasan kegiatan tersebut antara lain meliputi tujuan kegiatan dan keterkaitannya dengan program nasional, peran IDB dalam kegiatan tersebut, besamya pendanaan dan penggunaannya, rencana jadwal pelaksanaan kegiatan , dan manfaat dan penerima manfaat kegiatan tersebut.
Untuk melakukan pembahasan kegiatan sebagaimana dimaksud di atas, IDB mengirimkan misi persiapan (preparation mission) ke Indonesia. Pengiriman misi persiapan ini berdasarkan permintaan dari Pemerintah Indonesia, dalam hal ini Departemen Keuangan atas pertimbangan dari Bappenas. Dalam permintaan misi tersebut permintaan akan misi persiapan disetujui oleh IDB, Bappenas melakukan pertemuan juga diusulkan kegiatan yang akan dilakukan persiapan. Setelah untuk membahas kegiatan yang telah disetujui untuk dibahas dengan melibatkan Departemen Keuangan, Instansi Pengusul dan Instansi lain yang terkait dengan usulan kegiatan jika ada. Tujuan pertemuan tersebut adalah untuk mengumpulkan data terbaru dan perbaikan-perbaikan usulan jika diperlukan. Dalam pertemuan tersebut juga dibahas mengenai tim dan Pemerintah yang akan mendampingi misi persiapan IDB. Seluruh data yang ada akan dibawa oleh tim pendampingan tersebut untuk dilakukan pembahasan dengan misi persiapan IDB
Hasil dari pelaksanaan persiapan kegiatan dituangkan dalam Aide memoire antara Pemerintah Indonesia dan IDB. Aide memoire tersebut memuat gambaran kegiatan secara umum, rencana besarnya pembiayaan, calon executing agency, kesesuaian kegiatan dengan program IDB, dan isu-isu lain yang terkait dengan kegiatan tersebut. Dalam Aide memoire tersebut juga memuat indikasi atau kemungkinan pendanaan kegiatan tersebut oleh IDB, saran-saran IDB terhadap kegiatan , dan langkah tindak lanjutnya.
C. Rencana Kegiatan Rinci dan Kriteria Kesiapan Kegiatan
Rencana kegiatan rinci disusun sebagai persiapan rancangan kegiatan dalam rangka pencapaian sasaran kegiatan. Rencana kegiatan rinci meliputi penjelasan mengenai:a. Jenis kegiatan;
b. Rencana alokasi anggaran;
c. Lokasi;
d. Satuan kerja organisasi pelaksana;
e. Jadual pelaksanaan; dan
f. Mekanisme pengadaan barang dan jasa.
Rencana kegiatan rincian merupakan bagian dari kriteria kesiapan kegiatan yang prosesnya dapat dilaksanakan semenjak kegiatan yang bersangkutan masuk dalam DRPHLN-JM. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan tersebut dapat segera diproses lebih lanjut sesuai dengan mekanisme yang berlaku. Selain rencana kegiatan rind, penilaian kesiapan kegiatan meliputi hal lain sebagai berikut:
a. Telah disusun indikator kinerja pelaksanaan kegitan untuk keperluan monitoring dan evaluasi;
b. Telah ada pernyataan kesediaan dari Pemerintah Daerah/BUMN untuk menyiapkan dana pelaksanaan kegiatan yang menjadi kewajiban Pemerintah Daerah/BUMN yang bersangkutan, termasuk dana pendamping, sesuai dengan rencana jadual pelaksanaan;
c. Telah dialokasikan dana pendamping untuk tahun pertama pelaksanaan kegiatan yang disiapkan dalam Rencana Kerja Kementerian Negara/ Lembaga/Pemerintah Daerah/BUMN;
d. Telah ada rencana pengadaan tanah dan/atau pemukiman kembali, termasuk kesediaan dana yang diperlukan dalam Rencana Kerja Kementerian Negara/Lembaga/Pemerintah Daerah/BUMN;
e. Telah disusun rencana pembentukan Unit Manajemen Kegiatan dan Unit Pelaksana Kegiatan ; dan
f. Telah disusun rencana pengelolaan kegiatan.
Penyusunan rencana kegiatan rinci dan pemenuhan kriteria kesiapan kegiatan seperti tercantum di atas harus sudah selesai dilaksanakan sebagai prasyarat pencantuman dalam DRPPHLN.
Setelah rencana kegiatan rinci sudah selesai disusun, usulan kegiatan dimasukkan ke dalam draf Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA K/L) yang mengusulkan. Pencantuman usulan kegiatan dalam draf RKA K/L dimaksudkan supaya pada saat kegiatan dilaksanakan dana pendamping dan alokasi pinjaman sudah tercantum dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan dapat digunakan untuk membiayai kegiatan.